Seleccionado de noticias.com
La Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), aprobada el pasado mes de junio, y el proyecto de Ley de Medidas de Impulso de las Sociedad de la Información (LISI), son dos novedades que fomentarán el uso de los archivos electrónicos tanto para uso privado como para uso legal, llegando incluso a ser la vía normal de relación con la administración pública por parte de los ciudadanos cuando se normalice el uso del DNI electrónico. Todo ello fomentará que la burocracia sea cada vez más electrónica, y que los archivos de las empresas dejen de ocupar espacio. Una revolución que supone grandes ventajas pero que también abre algunas incógnitas.
El incendio de la biblioteca de Alejandría en la antigüedad puso fin en pocas horas a cientos de años de sabiduría acumulada en más de 700.000 volúmenes escritos sobre papel. Un desastre de estas características parece imposible a día de hoy, en plena era digital, donde los formatos electrónicos no ocupan espacio y resultan mucho más difíciles de destruir que un objeto físico.
Estas ventajas, entre muchas otras, están seduciendo poco a poco a las empresas, que apuestan cada vez más por la digitalización de todos sus archivos, incluso los legales, gracias a la paulatina introducción de la firma digital como mecanismo de autenticación de documentos, y a la implementación de nuevas medidas como la LAECSP o la LISI. Si esta tendencia se impone, dentro de poco los registros documentales no necesitarán esas voluminosas copias en papel que hasta ahora llenaban el área administrativa de cualquier compañía.
No obstante, la digitalización de archivos es una práctica que encierra muchos enigmas que todavía están por resolver. “Si bien un papel es un documento que podemos leer al cabo de muchísimos años, no estamos tan seguros de que lo mismo ocurra con un documento electrónico”, asegura Francesc Oliveras, director general de la Agencia Catalana de Certificación. Parece una contradicción, pero si un papel se conserva en buenas condiciones lo podremos consultar durante muchos años, mientras que un archivo electrónico, que no se deteriora, puede resultar inútil en el futuro si su formato queda obsoleto. ¿Quién puede ver hoy una cinta en formato Betacam? Lo mismo podría ocurrir con los documentos que se archiven digitalmente ahora si no se toman ciertas precauciones.
Precisamente la perdurabilidad de los archivos electrónicos fue una de las preocupaciones que centraron la última edición de las Jornadas de Firma Electrónica que organiza anualmente la Agencia Catalana de Certificación. Según Oliveras, “la perdurabilidad de los archivos electrónicos es un problema que nos afecta a medio y largo plazo, pero hay que trabajar desde hoy para asegurarse de que los documentos digitales perdurarán servirán en el futuro y que reunirán todos los requisitos de seguridad”.
Adelantarse al cambio
Francesc Fabregat es el director de Ad-hoc, una empresa especializada en digitalización masiva de documentos, que está a punto de alcanzar la cifra mágica de los 100 millones de ítems digitalizados desde su apertura en 1987. En su opinión, la perdurabilidad de los archivos electrónicos no supone ningún peligro “siempre y cuando seamos precavidos y estemos al corriente de las novedades tecnológicas”.
La experiencia, sin embargo, nos dice que el cambio tecnológico ha cogido por sorpresa muy a menudo a los ciudadanos y empresarios de nuestro país. ¿Quién no tiene todavía algún disquete de 3 y ½ almacenado en algún lugar? Por suerte, tal y como explica Fabregat, “la información sigue ahí dentro intacta, aunque no la podamos leer porque ya ningún ordenador tiene una entrada para estos disquetes”. La solución en estos casos pasa por una conversión del formato para adaptarlo a uno que resulte corriente hoy en día. Según Fabregat, “en unos diez años empezaremos a tener problemas para utilizar el CD, y más adelante sucederá lo mismo con los DVD, etc…”. Los formatos y los soportes electrónicos, pues, no son inmutables, pero la información que tenemos almacenada en su interior sí es longeva.
La mejor recomendación para los empresarios, pues, estriba en ser observadores y en adelantarse al cambio. “Convertir todo un archivo de documentación electrónica de un formato a otro es un proceso automático que no requiere demasiado tiempo ni dinero”, explica Fabregat. Además, según su experiencia, “las empresas ganan mucho espacio y se ahorran todavía más dinero si envían sus antiguos archivos en papel a almacenes fuera de la ciudad”.
www.vendedoresdeprensa.com